Diffusion d'instructions ministérielles 2011/7 du 07/09/2011

Diffusion des instructions ministérielles 2011/7 du 7 septembre 2011

Caisse nationale d'assurance vieillesse

Direction juridique et réglementation nationale
Département juridique et coordination contentieux
Destinataires
Mesdames et Messieurs les Directeurs d'assurance retraite, de la caisse régionale d’assurance vieillesse de Strasbourg et des caisses générales de sécurité sociale
Objet
Exploitation prioritaire du Système national de gestion des identifiants (SNGI) et rappel de la validité des statuts des décès.
Résumé
La circulaire interministérielle DSS/SD4D/2011/195 du 12 juillet 2011 rappelle le contexte et les enjeux du Répertoire national commun de la protection sociale (RNCPS) et du SNGI, les différents statuts de décès présents au SNGI et l’usage qu’il doit en être fait par les organismes pour les décès survenus en France, particulièrement à l’occasion de la mise en place d’un guichet Internet « décès d’un proche » qui interviendra en décembre 2011.

Je vous prie de trouver ci-joint :

- La circulaire interministérielle DSS/SD4D/2011/195 du 12 juillet 2011 relative à l’exploitation prioritaire du SNGI et au rappel de la validité des statuts de décès ;

- La note technique du Département Juridique et Coordination Contentieux.

Pierre Mayeur


Direction juridique et réglementation nationale
Département juridique et coordination contentieux

Note technique

Objet :

Règles communes d’organisation des organismes de protection sociale pour la prise en compte de l’information relative au décès d’un bénéficiaire de protection sociale pour les décès survenus en France et dans les DOM.

Entrée en vigueur

Ces mesures sont d’application immédiate.

1 - Contexte et enjeux 

2- Rappel sur les différents statuts de décès présentés dans le SNGI et usage par les organismes

2-1 Décès certifié
2-2 Décès authentifié
2-3 Décès présumé

3- Modalités de mise en oeuvre


1 - Contexte et enjeux 

La montée en charge du Répertoire national commun de la protection sociale (RNCPS) élargit le nombre des organismes sociaux abonnés au Système national de gestion des identifiants (SGNI) et rend opportun l’usage systématique des données de cette base au titre des décès.

Cet usage vaut également pour les informations retranscrites au Répertoire national inter-régimes des bénéficiaires de l’assurance maladie (RNIAM).

En parallèle, il a été décidé de créer un guichet Internet permettant à un proche d’un défunt de savoir si le décès est déjà connu du SNGI afin de le dispenser de fournir un justificatif auprès des organismes qui exploitent ces données lorsque le décès est certifié au SNGI, et en limitant la fourniture de ce justificatif à un seul exemplaire dans les autres cas (décès authentifié, décès présumé).

Ainsi, des travaux sont conduits entre les mairies et l’INSEE afin de réduire le délai de transmission de l’information liée au décès et de permettre une mise à jour plus rapide du SNGI.

Or, aujourd’hui, un certain nombre d’organismes sollicitent une pièce justificative de décès sans consulter au préalable le SNGI et il est également fréquent que des organismes bien qu’ayant connaissance du décès certifié au SNGI réclament néanmoins un justificatif.

Ainsi, la prise en compte systématique et sans délai des données du SNGI constitue un enjeu de rationalisation de gestion et garantira le succès de la mesure de simplification avec ou sans utilisation du guichet Internet.

2 - Rappel sur les différents statuts de décès présentés dans le SNGI et usage par les organismes

Trois niveaux d’information qui sont associés au décès et qui ont des conséquences sur les procédures internes et sur le paiement des prestations doivent être identifiés, à savoir le décès « certifié », « authentifié » ou « présumé ».

Ces consignes concernent uniquement les décès survenus en France métropolitaine ou dans un département d’outre-mer (DOM).

2-1 Décès certifié

Le décès est certifié lorsque l’information a été mise à jour par l’INSEE dans le SGNI.

Ainsi, en cas de divergence avec une autre date préalablement saisie, cette dernière doit être « écrasée » par la date de décès certifiée et l’organisme met en œuvre les procédures associées au décès du bénéficiaire.

Par ailleurs, les règles de gestion du SNGI garantissant l’intégrité de l’information INSEE, communiquée par la mairie du lieu du décès, avec la même valeur que les justificatifs de décès papier fournis par les officiers d’état civil, la production d’un tel document est à écarter en cas de décès certifié au SNGI.

2-2 Décès authentifié

Le décès est authentifié quand le décès a été déclaré à une CARSAT, accompagné d’une pièce justificative valide et que la CARSAT a mis à jour le SNGI.

Les organismes abonnés au SNGI sont invités à prendre en compte cette information de décès sans demander de pièce justificative supplémentaire.

Le décès authentifié devient certifié quand il est confirmé par l’INSEE dans le SNGI.

2-3 Décès présumé

Le décès est présumé lorsqu’il est déclaré à un organisme de protection sociale autre qu’une CARSAT et qu’il est accompagné d’une pièce justificative ou lorsqu’il est déclaré à une CARSAT sans pièce justificative ou avec une pièce justificative non recevable.

Dans cette situation, l’organisme prend les mesures conservatoires liées à une situation de décès dans l’attente d’une confirmation (statut authentifié ou certifié).

Néanmoins, les procédures associées au décès avéré du bénéficiaire ne sont pas mises en œuvre tant que le décès n’a pas été confirmé au SNGI (statut authentifié ou certifié) ou qu’une pièce justificative n’a pas été produite par un proche du bénéficiaire.

Le décès conserve ce statut présumé jusqu’à ce qu’une information complémentaire permette de l’authentifier ou de le certifier.

Toutefois, si ce statut perdure au-delà de 40 jours après la date du décès, l’organisme procède aux diligences nécessaires pour confirmer l’information du décès de manière fiable.

3 - Modalités de mise en oeuvre

L’information décès « certifié » ou « authentifié » dans le SNGI est donc prioritaire et sa prise en compte doit être immédiate et systématique.

Ainsi, dans les cas où :

- le décès est certifié au SNGI, aucune pièce justificative ne doit être réclamée à l’usager, le SNGI étant garant de la fiabilité des données certifiées transmises par l’INSEE ;

- le décès est authentifié au SNGI, les organismes sont invités à considérer que la pièce justificative ayant été transmise à la CARSAT, il n’est pas nécessaire d’en demander de nouvelles ;

- le décès est présumé, il doit être pris en considération sans délai afin de suspendre les paiements et droits dans l’attente de confirmation du décès.

Ces règles concernent les décès survenus en France métropolitaine ou dans les DOM et ce que le défunt soit né en France ou à l’étranger, à condition qu’il possède un numéro d’inscription au répertoire (NIR).

Ainsi, les organismes doivent se conformer à ces règles de gestion et sont invités à faire connaître les cas de figure qui pourraient justifier une dérogation à ces principes.

La prise en compte de ces informations décrites au titre du SNGI est également exigée pour les organismes qui en prennent connaissance via le RNIAM, lequel s’appuie sur les mêmes règles de fonctionnement que le SNGI.

Les portails, sites Internet et formulaires des organismes qui mentionneraient qu’un certificat de décès est réclamé systématiquement devront être modifiés en conséquence.