Diffusion des instructions ministérielles 2013/9 du 18/12/2013

Diffusion des instructions ministérielles 2013-9 du 18 décembre 2013

Caisse nationale d'assurance vieillesse

Direction juridique et de la réglementation nationale

Département juridique et coordination contentieux

 

Destinataires

Mesdames et Messieurs les Directeurs des caisses d’assurance retraite et de la santé au travail et des caisses générales de sécurité sociale

 

Objet

Utilisation du Répertoire national commun de la protection sociale (RNCPS).

 

Résumé

L’objectif de la circulaire DSS/4C/2013/363 du 10 octobre 2013 est de préciser la valeur juridique et les conditions d’utilisation des données contenues dans le Répertoire national commun de la protection sociale (RNCPS) selon les différentes modalités et contextes de sa consultation.


Je vous prie de trouver ci-jointes :

La circulaire DSS/4C/2013/363 du 10 octobre relative à l’utilisation du Répertoire national commun de la protection sociale (RNCPS)

La  note technique du département Juridique et coordination contentieux

Le Directeur
Pierre Mayeur


Note technique

Objet :

Cette circulaire a pour objet de préciser la valeur juridique et les conditions d’utilisation des données contenues dans le RNCPS selon les différentes modalités et contextes de son utilisation par les différents organismes autorisés à le consulter.

Entrée en vigueur :

Ces dispositions sont d’application immédiate.

 

1. Contexte et enjeux

2. Valeur juridique des données du RNCPS

3. Utilisation pratique des données du RNCPS

3.1 Consultation individuelle en temps réel
3.2 Consultation individuelle en temps différé
3.3 Consultation collective
3.4 Utilisation du Dispositif de gestion des échanges (DGE)

4. Communication des données à caractère personnel du RNCPS à des tiers


1. Contexte et enjeux

L’objectif du RNCPS, créé par l’article 138-1 de la loi n°2006-1640 du 21 décembre 2006, codifié à l’article L. 114-12-1 du Code de la sécurité sociale (CSS) est d’améliorer l’efficience collective de la protection sociale :

  • en contribuant à la simplification et l’amélioration de la qualité de service pour les bénéficiaires de prestations ;
  • en fiabilisant la gestion des organismes et en prévenant les oublis, erreurs, voire fraudes lors du traitement des droits ;
  • en participant à l’optimisation du contrôle des dossiers et la lutte contre la fraude à postériori.

 2. Valeur juridique des données du RNCPS

La Cnil, lors de sa délibération n° 2009 – 211 du 30 avril 2009 portant avis sur le projet de décret en Conseil d’Etat relatif au RNCPS, prend acte que la consultation du RNCPS ne constitue « qu’une aide à la décision permettant de détecter des droits et prestations manquants ainsi que des anomalies et des fraudes » et « venant en complément de l’examen de la situation effectuée au cas par cas par un agent ».

 

Aussi, il en résulte qu’aucune décision produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne ne peut être prise sur le seul fondement du RNCPS.

 

Pour autant, les données contenues dans le RNCPS, lesquelles sont alimentées par les organismes partenaires du RNCPS dits « contributeurs », dont ils se portent garants, en application des dispositions de l’article R. 114-25 1° du CSS, sont fiables.

 

Ainsi, la consultation du RNCPS associée à une analyse des prestations peut conduire un agent à prendre une décision produisant des effets juridiques sur le fondement d’informations transmises par le RNCPS.

3. Utilisation pratique des données du RNCPS

Les données du répertoire alimentées par les organismes contributeurs sont de trois catégories :

  • les données communes d’identification qui comportent notamment les noms, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, le cas échéant la mention du décès et le NIR. Ces données ne sont pas stockées dans le RNCPS mais transmises par le Système National de Gestion des Identifiants (SNGI) ;
  • les données centralisées de rattachement comportant les identifiants des organismes auxquels un individu est ou a été rattaché dans les cinq dernières années, avec les dates de début et de fin de rattachement et les motifs de fin de rattachement ;
  • les données complémentaires de prestations comportant pour chacun des droits ou prestations leur nature, date d’effet, la qualité du bénéficiaire au regard du droit, l’état des ces droits, la date d’effet et le motif de l’état et l’adresse déclarée pour l’ouverture du droit, les mentions d’incidents sur cette adresse si l’organisme en a connaissance et les numéros de téléphone et adresses électroniques s’ils ont été fournis par le bénéficiaire.

Ces données complémentaires sont stockées dans les systèmes d’information des contributeurs mais sont transmises en temps réel à chaque consultation.

 

Le RNCPS peut néanmoins les héberger si les organismes n’ont pas la capacité de répondre aux requêtes et sont mises à jour au minimum une fois par mois.

3.1 Consultation individuelle en temps réel

Le RNCPS étant un outil d’aide à la décision, il ne prétend pas contenir l’ensemble des informations nécessaires à la gestion de tous les cas. Il fournit une information globale à un moment donné de la situation d’une personne. Pour autant, il fournit un historique des données des rattachements clos depuis moins de 5 ans et les données relatives aux différentes prestations servies, suspendues ou supprimées depuis moins d’un an.

 

Aussi, un agent qui constate qu’un pli adressé à l’adresse figurant dans la base de données de son organisme n’a pas été distribué et lui est retourné, peut lors d’une consultation du RNCPS s’il trouve une autre adresse l’utiliser pour expédier le pli à l’assuré et intégrer cette adresse en remplacement de l’ancienne dans le système d’information de son organisme.

 

L’agent pourra également contacter l’assuré au moyen des coordonnées téléphoniques ou électroniques figurant au RNCPS.

 

Par ailleurs, s’agissant de l’ouverture d’un droit, l’agent effectue une analyse des informations figurant au RNCPS. Ainsi, il peut constater qu’une prestation peut être servie mais ne l’est pas. Les dispositions législatives réglementaires subordonnant l’ouverture de droit au dépôt d’une demande, il pourra informer l’assuré qu’il peut bénéficier d’une prestation en déposant une demande. Si aucune autre demande ou autre justification ne sont nécessaires à l’ouverture des doits manquants, l’assuré n’a pas à demander mais sera informé par l’organisme lui ouvrant les droits de la source d’information qui a permis cette ouverture.

 

Les informations contenues dans le RNCPS peuvent ainsi dispenser les autorités administratives de réclamer des pièces justificatives à l’assuré pour l’ouverture d’un nouveau droit.

 

Néanmoins, ce raisonnement pour l’ouverture de droits ne pourra être appliqué dans l’hypothèse de la fermeture d’un droit. En effet, en dehors des cas de suspicion de fraude, l’assuré doit être contacté préalablement à toute décision afin d’être en mesure d’apporter si besoin les éléments justifiant le maintien du droit.

3.2 Consultation individuelle en temps différé

Le RNCPS peut également être consulté en temps différé à partir d’une liste de NIR ou de Numéro identifiants d’attente (NIA).

 

Dans cette hypothèse, l’organisme national adresse un fichier d’appel à l’opérateur du RNCPS, à savoir la Cnav, contenant la liste des NIR et les noms et prénoms des personnes concernées. En retour, l’opérateur renvoie les données du répertoire relatives à chacune de ces personnes, y compris les éventuels signalements sous la forme d’un fichier temporaire. A partir de cet échange de données extraites du répertoire, l’organisme demandeur peut procéder à des traitements manuels individuels.

 

Si en revanche, l’organisme souhaite procéder à un traitement automatique, s’agissant d’un nouveau traitement effectué par l’organisme, il devra au préalable effectuer les formalités auprès de la Cnil.

3.3 Consultation collective

Le décret prévoit que des requêtes spécifiques permettant de générer la liste de population à extraire à partir d’autres critères que le NIR sont envisageables.

Elles sont commandées par des agents spécialement habilités des organismes gestionnaires.

En revanche, si l’organisme demandeur souhaite procéder à un traitement automatique à partir des résultats obtenus, il doit au préalable effectuer les formalités nécessaires auprès de la Cnil.

3.4 Utilisation du Dispositif de gestion des échanges (DGE)

L’article R. 114-31 prévoit la mise à disposition des partenaires d’un Dispositif de gestion des échanges.

 

Ainsi, les services d’échanges implémentés sur ce dispositif accèdent le cas échéant aux données de rattachement du RNCPS. Ceci permet si nécessaire un routage personnalisé des informations en fonction des rattachements des bénéficiaires concernés vers les organismes qui leur servent des prestations.

 

Chaque nouveau service d’échange doit faire l’objet d’une démarche auprès de la Cnil.

4. Communication des données à caractère personnel du RNCPS à des tiers

Le décret n° 2009-1577 du 16 décembre 2009, codifié à l’article R. 114-29 du CSS, prévoit un nombre restreint des destinataires des données qu’il contient.

 

Ainsi, la consultation est limitée aux agents « individuellement désignés et dûment habilités » :

  • des organismes mentionnés aux premier et cinquième alinéas de l'article L. 114-12-1 du CSS ;
  • des collectivités territoriales et des centres communaux ou intercommunaux d'action sociale, aux seules fins de vérifier les conditions d'accès à l'aide sociale.

Il est par ailleurs rappelé que chaque assuré peut exercer son droit d’accès et de rectification prévus par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, pour les données qui le concernent.

 

Ainsi, il résulte de ce qui précède que la consultation des données personnelles est très encadrée. Il existe néanmoins des exceptions.

 

Ce sera le cas pour l’ensemble des données du RNCPS qui seront communicables aux :

  • procureurs de la république (articles 60-1 et 77-1-1 du code de procédure pénale) et officiers de police judiciaire (articles 60-2 et 99-4 du code de procédure pénale) ;
  • juges d’instruction (article 81 du code de procédure pénale) ;
  • défenseur des droits (article 20 de la loi N° 2011-333 du 29 mars 2011) ;
  • commission de surendettement (article L. 313-3 du code de la consommation).

En revanche, seulement certaines données seront communicables aux comptables publics de l’Etat, dans le cadre du recouvrement des créances hospitalières (article L. 115 du CSS).

 

Ainsi, hormis ces exceptions très particulières, les données du RNCPS ne doivent pas être communiquées à des tiers.