Circulaire ministérielle n° 84/SS du 27 octobre 1954
Relative à la simplification des formalités administratives
Sommaire
III - Dispositions spéciales aux caisses primaires de Sécurité Sociale
- 1 - Feuille de longue Maladie S. 3150 A.
- 2 - Feuille de soins de prothèse dentaire modèle S. 3103 A.
- 3 - Attestation de l'employeur modèle S. 3201 A.
- 4 - Avis d'arrêt de travail - Bulletin d'information et demande d'entente préalable modèle S. 3104 A.
- 5 - Feuilles de décompte Modèle S. 3308-S 4301.
- 6 - Fiches de position modèle S. 3309 et S. 4302.
IV. - Dispositions spéciales aux Caisses d'Allocations Familiales
Votre attention a déjà été attirée par MM. les Directeurs régionaux de la Sécurité sociale sur différents textes émanant de la vice-présidence du Conseil, relatifs à l'application du décret n° 53-914 du 26 septembre 1953, portant sur la simplification de formalités administratives.
Par ailleurs, un arrêté du 27 octobre 1954 a fixé des modèles d'imprimés, dont l'objet commun vise à améliorer et simplifier les rapports existants entre les organismes de Sécurité sociale et les assujettis.
La présente circulaire tend d'une part à préciser les conditions générales d'application du décret n° 53-914 susvisé, d'autre part à fixer, par nature d'organisme intéressé, les règles à suivre tant pour les mesures de simplifications d'ordre général que pour celles plus particulières relatives à l'utilisation des nouveaux imprimés.
Certains organismes en ayant manifesté le désir, vous voudrez bien trouver ci-joint en annexe le texte :
Sans qu'il m'apparaisse nécessaire d'entrer dans le détail de ces textes suffisamment clairs par eux-mêmes, je tiens à souligner que le décret du 26 septembre 1953 a été pris dans l'intérêt exclusif des administrés afin d'alléger les formalités administratives.
Ceux-ci peuvent, à leur choix, s'adresser soit à l'organisme chargé de la procédure ou de l'instruction de la requête, soit à la mairie de leur résidence ; ils gardent toujours la faculté de réclamer éventuellement aux mairies la délivrance des extraits d'acte ou bulletin de naissance, de mariage ou de décès lorsqu'ils jugent cette procédure plus expéditive que celle instituée par la nouvelle réglementation.
Cette interprétation a d'ailleurs été confirmée par la circulaire du 31 octobre 1953 qui précise que la procédure instituée par le décret constitue pour les administrés une simple faculté qui leur est offerte de manière à leur faciliter la preuve de leur état civil.
Du point de vue des organismes de Sécurité sociale ou d'Allocations familiales, la question se pose de savoir par qui et comment devront être établies les fiches d'état civil destinées à remplacer les extraits et bulletins de naissance, certificats de vie individuels ou collectifs ainsi que les copies du livret de famille.
L'article 3, paragraphe 2 du décret du 26 septembre 1953, fait mention de «l'agent habilité» à enregistrer les renseignements sur la fiche et laisse présumer qu'il s'agit pour la mairie de l'agent chargé spécialement des questions d'état civil.
Par analogie, on pourrait admettre que les organismes soient obligés de spécialiser certains employés qui recevraient une délégation particulière du Conseil d'Administration ou du directeur. Je ne pense pas que les avantages résultant de cette garantie supplémentaire en vue d'éviter les fraudes soient supérieurs aux inconvénients que risquerait d'entraîner la lourdeur d'un tel système.
Toutefois, il me paraît indispensable que l'attention de tous les guichetiers ou agents désignés pour être en rapports avec le public soit appelée sur la minutie que requiert l'examen des pièces, d'état civil et l'établissement de nouvelles fiches.
L'établissement de ces pièces ne soulève pas de difficultés lorsque l'intéressé se présente lui-même au guichet de la caisse. Par contre, et le cas est fréquent en matière sociale, une tierce personne peut être déléguée par l'assuré, le pensionné ou l'allocataire pour remplir à sa place certaines demandes. Il faut, à mon avis, accepter toutes les conséquences d'une telle délégation et admettre que la tierce personne déléguée soit habile à certifier sur l'honneur, sous son nom et sa propre responsabilité, la véracité des mentions portées sur la fiche d'état-civil de l'intéressé.
Les précautions d'usage devront naturellement être prises par l'agent instruisant la demande et il y aura lieu, notamment, de vérifier l'identité du délégué.
En matière de sanction pour fausse déclaration, je ne puis vous demander de vous reporter aux textes susvisés. Toutefois, je vous signale tout particulièrement l'article 7 du décret du 26 septembre 1953, aux termes duquel " l'inexactitude d'une déclaration faite sur l'honneur peut, sauf dispositions légales contraires, entraîner l'ajournement d'une année de la décision à intervenir sur la requête à l'appui de laquelle a été faite la fausse déclaration. Il en est de même en cas de présentation d'un livret de famille falsifié ou incomplet ".
Cette innovation en matière de sanction peut permettre de retarder au maximum d'une année la liquidation d'un droit : elle n'autorise pas la suppression de ce droit. Dans tous les cas, il conviendra d'avertir, par écrit, la personne pour laquelle une pénalisation aura été décidée.
Enfin, dans les demandes de pièces d'état-civil pour la constitution des dossiers de vos propres agents vous devrez vous conformer aux dispositions de l'article 4 du décret de simplification qui dispense de la présentation de l'extrait de l'acte de naissance lorsque, les pièces du dossier contiennent un bulletin n° 2 ou 3 du casier judiciaire.
Tel sera notamment le cas pour :
Les agents chargés en application des articles 44 et 44 bis de l'ordonnance du 4 octobre 1945 de contrôler l'application pour les employeurs et les travailleurs indépendants des législations de sécurité sociale, ou de procéder aux vérifications et enquêtes administratives concernant l'attribution des prestations (formalités de constitution de dossier fixées par l'arrêté du 16 janvier 1947).
Les directeurs et agents comptables pour lesquels une expédition authentiques de l'acte de naissance est souvent jointe, bien que non obligatoire, au dossier d'agrément.
Les imprimés de demande de liquidation de pension et de rente vieillesse et d'allocations aux vieux travailleurs salariés ainsi que les demandes d'avantages de réversion ayant été conçus en vue de simplifier au maximum la tâche des mairies et des assurés, le décret du 26 septembre 1953 n'a pas d'incidence en ce qui concerne les justifications relatives à l'état civil des intéressés.
Seules quelques modifications de détail aux formulaires de demande seront apportées dans un proche avenir mais les instructions données par les circulaires n° 50 du 27 mars 1951 et 107 du 15 juin 1951 demeurent valables.
Pour ce qui est de la demande de conversion facultative de certaines rentes accidents du travail, et de la demande d'une rente de conjoint survivant calculée sur un taux de 50 p. 100, en application de l'article 53 a de la loi du 30 octobre 1940, les instructions données par les circulaires n° 53 SS. du 2 avril 1952 et 83 SS. du 11 septembre 1953 demeurent valables.
De même, le payement des pensions de sécurité sociale doit toujours s'effectuer conformément à la règle générale par chèque d'assignations multiples payables en main propre, et les directives données par circulaire n° 180 SS. du 19 octobre 1950 sont toujours en vigueur. Toutefois, il a paru possible d'assouplir les formalités dans le cas où les caisses ont reçu l'autorisation d'utiliser comme mode de payement le virement du montant de la pension au compte courant postal des intéressés. La preuve de l'existence du titulaire de la pension n'aura plus à être exigée lors de chaque payement. En cas de règlement par virement postal l'obligation de ne payer qu'au destinataire lui-même est rigoureusement respectée puisque le compte est ouvert au bénéficiaire du mandat et que l'actif de ce compte est la propriété exclusive dudit bénéficiaire.
Si des sommes étaient portées au compte après le décès du titulaire, les organismes intéressés auront toujours la possibilité de récupérer auprès des héritiers le montant des sommes indues.
En effet, lorsque le décès d'un pensionné, retraité, ou allocataire est porté à la connaissance des postes, télégraphes et téléphones, le compte postal dont il est titulaire est clôturé et un mandat de clôture émis au profit des héritiers. Les sommes versées après la clôture du compte sont retournées à l'expéditeur, en l'espèce à l'organisme de sécurité sociale.
Sur le plan de l'immatriculation des assurés sociaux les textes de simplification des formalités apportent une modification de détail aux relations des organismes avec l'institut national de la statistique et des études économiques.
Lorsque, par suite d'un litige sur l'état civil d'un assuré, la direction régionale de de L'INSEE. n'était pas en mesure de délivrer un numéro d'identification, la caisse primaire était tenue d'adresser à cet organisme un bulletin de naissance, un acte de naissance ou la copie certifiée conforme de toute pièce authentique d'état civil. La fiche d'état civil établie par la mairie ou l'organisme remplacera dorénavant ces documents. Ce n'est qu'au cas exceptionnel où, le litige subsisterait qu'un bulletin de naissance ou un acte de naissance serait réclamé à l'intéressé.
Il en est de même en matière d'assurance volontaire pour le risque accident du travail et il ne sera plus exigé du demandeur un extrait d'acte de naissance actuellement prévu par la circulaire 209 SS. du 21 décembre 1950 et l'imprimé modèle S. 6091.
En ce qui concerne les caisses primaires, l'arrêté du 27 octobre 1954 fixe des modèles d'imprimés valables en matière d'assurances sociales, en matière d'accidents du travail et un imprimé commun aux deux catégories de risques.
Certains imprimés d'un modèle déjà ont été d'autres ont été créés. Ils sont successivement étudiés.
Le modèle S. 3150 annexé à la circulaire 50 SS. du 4 avril 1946 a été revu en vue de l'harmoniser avec la feuille de maladie modèle S. 3100. La présentation du recto est semblable ; un cadre réservé au mode selon lequel l'assuré désire être réglé à été prévu ; enfin il a paru nécessaire, en tenant compte de l'expérience acquise dans plusieurs organismes, de faire déclarer sur l'honneur à l'assuré qu'il n'a pas repris son travail ou qu'il exerce un emploi avec l'autorisation du médecin-conseil.
Au verso, seules les indications relatives à la date et à la signature du praticien qui figurent en bas et à droite de l'imprimé ont été supprimées. Ces mentions qui avaient pour objet de certifier exactes les prescriptions, relatives à l'arrêt du travail, aux prolongations et aux sorties autorisées ne se justifient plus depuis que ces prescriptions sont portées dans la partie supérieure de l'imprimé. La responsabilité du praticien est engagée dès lors que sont désignées les colonnes 2 et 5 : "attestation de prestation des actes médicaux " et "payement des honoraires".
Je ne vois d'ailleurs que des avantages à ce que lesdites mentions supprimées sur l'imprimé S. 3150 le soient également sur les feuilles de maladie S. 3100.
Seul, le recto de cet imprimé a été modifié, le verso n'ayant donné lieu à aucun changement.
L'arrêté du 17 décembre 1951 a fixé le modèle d'attestation à établir par l'employeur en vue de la détermination de l'indemnité journalière due au titre de l'assurance maladie.
Cet imprimé comporte notamment l'indication de la dernière paye, des deux dernières payes ou des quatre dernières payes réglées avant l'arrêt de travail.
Or, pour tenir compte de la jurisprudence de la Cour de cassation en la matière, il vous a été précisé par circulaire n° 35 SS. du 28 février 1952 que désormais il devait être tenu compte pour le calcul du gain journalier de base, de la rémunération due même si elle n'a pas donné lieu encore à versement.
Le nouveau modèle S. 3201 a été établi en fonction de cette exigence.
Pour tenir compte de l'avis de la commission permanente de la nomenclature générale des actes professionnels des médecins, chirurgiens, chirurgiens-dentistes, sages-femmes et auxiliaires médicaux, le libellé des bulletins d'information et d'entente préalable a été modifié pour permettre au médecin d'indiquer pour les traitements dont un maximum de séances n'est pas prévu à la nomenclature le nombre de séances qu'il juge nécessaires. En outre la commission permanente susvisée a demandé qu'il soit rappelé que le bulletin d'information doit être rempli et signé par le praticien qui doit dispenser l'acte.
Mon attention a été attirée par ailleurs sur le fait qu'un certain nombre de caisses proposeraient de ne plus exiger de pièces d'état-civil pour contrôler la qualité des ayants droit.
Les indications d'état-civil portées par l'assuré sur la feuille de soins seraient considérées, dans tous les cas, comme exactes, la signature de ces feuilles par les assurés constituant en elle-même une attestation sur l'honneur.
Les sanctions encourues par l'assuré en cas de fraude seraient mentionnées en tête de la feuille de maladie en plus gros caractères.
Toutefois, lorsqu'un assuré se présenterait au guichet avec un livret de famille ou une fiche d'état-civil, il serait procédé à un contrôle par sondage.
J'estime que ces suggestions ne sauraient être retenues, les facilités ainsi accordées risquant d'entraîner des fraudes beaucoup trop nombreuses.
Il est indispensable à mon sens, qu'à la première demande de prestations concernant un ayant droit, la caisse demande la production soit du livret de famille, soit d'une fiche d'état-civil, soit d'un extrait d'acte de naissance si les renseignements figurant au dossier de l'assuré ne permettent pas d'établir de façon certaine la qualité de l'ayant droit.
Les seuls modèles de feuilles de décompte ayant été fixés jusqu'à ce jour étaient annexés à la circulaire 186 S.S. du 10 septembre 1946. Ils concernaient les risques maladie et maternité. Les organismes étant à l'époque en pleine période d'organisation toutes les rubriques avaient été données en clair et les caisses laissées libres d'adapter les imprimés aux possibilités de leurs machines. C'est ainsi que des modèles très variés ont été mis en circulation ; la variété a porté non seulement sur l'emplacement des rubriques mais sur le nombre des décomptes. Certains organismes ont utilisé des décomptes particuliers à chacun des risques (maladie, longue-maladie, maternité ... ), d'autres ont, au contraire, prévu un nombre limité de modèles rassemblant certains risques sur un même décompte.
La période d'adaptation étant maintenant révolue et la réduction des modèles étant à la fois un facteur de simplification et de normalisation, l'arrêté du 27 octobre 1934 fixe trois modèles de décomptes qui doivent couvrir tous les besoins. L'un des modèles S. 6311 est réservé aux accidents du travail, il sera repris plus loin. L'autre concerne la maternité S. 4301. L., un dernier modèle S. 3308 est valable pour tous les autres risques.
Toutefois les caisses auront toujours la faculté de prévoir des couleurs différentes de décompte suivant les risques (maladie, longue maladie) et les régimes (rég. génér., fonctionnaires, étudiants).
Il faut noter que les rubriques figurant dans le cadre " codification " n'ont pas été codifiées, cette codification est laissés à l'initiative des organismes en fonction du matériel dont ils disposent ; tous les modèles fixés concernant les décomptes payables en espèces au guichet, lorsque le règlement se fait au moyen d'un autre mode de payement, la caisse peut avoir intérêt à superposer au décompte le titre de payement, par exemple le mandat afin de permettre en une frappe dactylographique unique la réalisation de plusieurs opérations. Dans ce cas, afin d'éviter toute confusion de la part de l'assuré destinataire, le décompte et le titre de payement devront être expédiés le même jour et une mention spéciale de la forme " le montant de ce décompte est remis ce jour aux postes, télégraphes et téléphones qui vous régleront à domicile" devra être prévue au bas du décompte.
Par ailleurs, lorsque des prestations seront payées à des bénéficiaires de l'assistance médicale gratuite, ou au titre des prestations supplémentaires le décompte S. 3308 sera utilisé mais un cachet apparent "AMG" à ou " Prestations supplémentaires" devra être apposé.
Enfin le nouveau modèle de décompte donne à l'assuré les renseignements nécessaires concernant le payement qui lui est effectué. Tous les renseignements superflus ont été éliminés. Toutefois le modèle ne présentera sa pleine utilité qu'autant que sera respectée une concordance parfaite entre les rubriques du décompte et celle de la fiche de position correspondante.
Par ailleurs ces rubriques devront être disposées sur la fiche de position et sur le décompte dans un ordre absolument correspondant afin de faciliter la transcription.
Les raisons indiquées ci-dessus pour la révision du modèle des feuilles de décompte sont valables pour les fiches de position. En outre, il a paru intéressant de profiter de la réalisation de la nouvelle fiche pour regrouper toutes les positions se rapportant indifféremment à des règlements assurances sociales ou accidents du travail. L'intérêt de ce groupement apparaît notamment à l'occasion du signalement à la caisse régionale d'assurance vieillesse des travailleurs salariés des périodes assimilées. Il supprime le risque de double payement pour une même période et facilite le contrôle de tous les payements faits à un assuré. La fiche de position S. 3309 " fiche de position assuré" comporte 3 parties :
1° Une partie supérieure comprenant :
2° Une partie médiane (10 lignes) divisée en 7 zones
La zone de gauche divisée en deux colonnes (1 et 2) comporte l'intitulé des rubriques correspondant aux colonnes 1 et 2 des six autres zones situées à droite. Chacune de ces zones correspond à un règlement. A noter que sur les cinq premières lignes horizontales de ces différentes zones figurent des renseignements qui ne sont pas à reporter sur le décompte.
3° Une partie inférieure (7 lignes) sur laquelle sont positionnées le "code de la prestation", la "quantité", le "prix unitaire".
Il convient de rappeler ici les dispositions de la circulaire 186 SS. du 10 septembre 1940 d'après lesquelles devaient figurer au "dossier de position" une fiche de position pour chacun des bénéficiaires de prestations. Les fiches ou séries de fiches établies pour les bénéficiaires autres que l'assuré (conjoint, enfants, autres bénéficiaires) auront la même présentation que le modèle S. 3309, mais ne devront toutefois pas comporter les rubriques s'avérant inutiles telles que : salaire de référence, nombre d'indemnités journalières, accident. La partie supérieure de ces fiches se distinguera par les références propres à chaque bénéficiaire et éventuellement par une bande de couleur.
Voir recueil des Circulaires "Accidents du Travail", p.9)
(Voir recueil des Circulaires "Prestations Familiales", p. 21).