Circulaire n° 2002/26 du 16 avril 2002
Caisse nationale d'assurance vieillesse
Direction de la Retraite et du Contentieux
Sommaire
1ère Partie - Obligations d'ordre général (Chapitres I à III)
1 - La levée de l'anonymat (article 4 de la loi du 12 avril 2000)
2 - L'extension de l'accès des usagers aux documents administratifs et libre accès aux règles de droit (article 7 de la loi du 12 avril 2000 et décret n° 2001-493 du 6 juin 2001 relatif aux modalités de communication des documents administratifs)
3 - Amélioration de la transparence financière (article 10 de la loi du 12 avril 2000 et décret n° 2001-495 du 6 juin 2001 relatif à la transparence financière des aides octroyées par les personnes publiques)
4 - Le traitement des demandes de prestations
5 - Prestations sociales indûment perçues (article 25 de la loi du 12 avril 2000)
La loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations et ses décrets d'application sont applicables aux organismes de sécurité sociale et aux autorités administratives telles que définies à l'article 1er de la loi.
La circulaire ministérielle DSS n° 2002-56 du 30 janvier 2002 précise les modalités d'application de certaines dispositions.
La présente circulaire a pour objet de commenter, en tant que de besoin, les instructions ministérielles et d'indiquer les modalités de mise en œuvre concernant les caisses de la branche retraite du régime général.
1ère partie - Obligations d'ordre général (Chapitres I à III)
(article 4 de la loi du 12 avril 2000)
L'anonymat doit être levé dans les relations entre les caisses de la branche retraite et leurs assurés. Il convient de noter que, par analogie avec les dispositions précédemment existantes pour les Agents de l'Etat, cette mesure est déjà très largement appliquée. Elle est désormais généralisée et obligatoire.
A l'occasion de tout type de relation entre les assurés et les caisses de la branche retraite, les supports de correspondance doivent comporter le nom, le prénom, le rôle ou la fonction, l'adresse postale, et à chaque fois que cela est possible, le numéro de téléphone de l'agent chargé du dossier.
A noter que lorsque le nom de l'agent n'est pas connu au début du traitement du dossier, il y a lieu d'indiquer le service concerné, puis de faire figurer le nom et le prénom de l'agent sur les correspondances suivantes.
Seules, des raisons liées à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes peuvent justifier de ne pas faire figurer ces informations.
Les décisions prises par les caisses de la branche retraite (exemple : notifications de rejet, d'attribution, de révision des droits, notifications de décisions de commission de recours amiable etc ...) doivent comporter, de façon lisible, outre la signature, le nom, le prénom et la fonction du signataire.
S'agissant des décisions éditées par des systèmes automatisés, il est souhaitable de faire figurer la signature " scannée " du signataire et d'adapter, autant que faire se peut, les systèmes en ce sens.
Ces dispositions induisent de vérifier l'adéquation entre la décision et le signataire et les délégations de signataire.
(article 7 de la loi du 12 avril 2000 et décret n° 2001-493 du 6 juin 2001 relatif aux modalités de communication des documents administratifs)
Le nouveau dispositif qui modifie celui instauré par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 est le suivant.
Sont considérés comme documents administratifs communicables aux usagers, les documents élaborés par les caisses de la branche retraite ainsi que les documents émanant d'autres organismes ou institutions (en particulier les pouvoirs publics) qu'elles détiennent sans en être les auteurs, à savoir :
Les documents suivants, n'étant pas considérés par la loi comme des documents administratifs, ne sont pas communicables :
Le droit de communication ne concerne que des documents archivés. Ne doivent pas être communiqués :
- les documents préparatoires à une décision administrative en cours d'élaboration (exemple : documents préparatoires aux décisions du Conseil d'administration...)
- les documents réalisés dans le cadre d'un contrat de prestation de service - les documents dont la consultation ou la communication porterait atteinte :
Les documents suivants ne sont communicables qu'aux personnes concernées :
Il est rappelé que les informations à caractère médical ne peuvent être communiquées à l'intéressé que par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. Les caisses ne sont pas obligées de donner suite aux demandes abusives, c'est à dire nombreuses, répétitives, systématiques.
La loi du 12 avril 2000 précise que les documents administratifs peuvent se présenter sous forme d'écrits, d'enregistrements sonores ou visuels, de documents existant sur supports informatiques ou susceptibles d'être obtenus par un traitement automatisé courant.
Les assurés peuvent consulter les documents sur place ou en obtenir une copie :
Le décret 2001-493 du 6 juin 2001 précise que l'usager doit être informé du système et du logiciel utilisé. Cette communication doit s'opérer à condition de ne pas nuire à la préservation et à la conservation du document et compte tenu des possibilités techniques.
Le paiement des frais induits par la reproduction et la délivrance des documents peut être demandé à l'usager, avant ou après la transmission des documents. Les tarifs plafonds à appliquer sont fixés par l'arrêté du 1er octobre 2001 :
(article 2 de la loi du 12 avril 2000)
Les caisses de la branche retraite doivent communiquer aux personnes (dans les conditions indiquées au paragraphe 23) qui le demandent les textes législatifs et réglementaires qu'elles appliquent. L'accès aux règles de droit et aux textes qui régissent l'assurance vieillesse du régime général est disponible à partir des sites Internet www.cnav.fr et www.legislation.cnav.fr
(article 10 de la loi du 12 avril 2000 et décret n° 2001-495 du 6 juin 2001 relatif à la transparence financière des aides octroyées par les personnes publiques)
Les organismes de sécurité sociale, par conséquent les caisses de la branche retraite, doivent communiquer leurs budgets et leurs comptes à toute personne physique ou morale qui en fait la demande.
La loi a pour objectif d'étendre la pratique du conventionnement entre les autorités administratives et les organismes de droit privé subventionnés. Ainsi, les caisses sont désormais tenues de passer convention avec les organismes de droit privé auxquels elles accordent des subventions dont le montant annuel est supérieur à 23 000 euros.
A noter que ces obligations de conventionnement ne concernent pas les relations financières entre les organismes de sécurité sociale et entre les organismes de sécurité sociale et les autres autorités administratives au sens de l'article 1er de la loi du 12 avril 2000
Les caisses doivent communiquer à toute personne, physique ou morale, qui le demande, les budgets et les comptes de l'organisme conventionné, ainsi que le compte rendu financier de la subvention et la convention.
Ceux-ci sont tenus d'établir un compte rendu financier de l'utilisation de la subvention, et de le remettre à la caisse dans les 6 mois suivant la fin de l'année budgétaire comportant la subvention.
Lorsque le montant cumulé annuel des subventions émanant des caisses de sécurité sociale et d'autres autorités administratives, dépasse 153 000 euro, les organismes subventionnés devront déposer à la préfecture les documents financiers relatifs aux subventions reçues.
2ème partie - Dispositions visant à faciliter les démarches des usagers Adaptation et application en matière d'assurance vieillesse (Chapitres IV et V)
(article 19 de loi du 12 avril 2000 - décret n° 2001-492 du 6 juin 2001 relatif à l'accusé de réception des demandes présentées aux autorités administratives)
L'accusé de réception, dans les formes et le contenu prévus par l'article 19 de la loi du 12 avril 2000 et le décret n° 2001-492 du 6 juin 2001, n'est pas applicable aux demandes de prestations de retraite.
Le Ministère de l'Emploi et de la Solidarité a en effet considéré que ces demandes étaient régies par des dispositions spéciales, en particulier par les articles R.351-34 (pension personnelle) et R.354-1 (pension de réversion) du code de la sécurité sociale.
Par conséquent, il y a lieu de maintenir l'envoi des accusés de réception actuels, dès lors que leur contenu répond aux obligations liées à la levée de l'anonymat, en ce qui concerne les demandes de retraite personnelle, de pension de réversion et d'allocation de veuvage (demande de droit interne ou formule de liaison émanant d'une institution d'un autre Etat).
Un accusé de réception doit également être délivré lorsqu'il a été négocié dans le cadre de l'application d'une convention bilatérale avec un autre État (exemple : circulaire CNAV n° 2001-60 du 17 septembre 2001) ainsi que suite aux demandes :
Cette mesure concerne principalement les organismes de recouvrement. S'agissant de la branche retraite du régime général, compte tenu de la mise en place des échanges automatisés avec la Direction générale des Impôts, les caisses demandent expressément aux retraités de ne pas communiquer les documents sur l'évolution de leur situation fiscale. Ainsi, les retraités n'adressent que les documents de l'administration fiscale postérieurs aux échanges avec la DGI, et faisant apparaître un écart de situation fiscale. Dans ces hypothèses, la rectification de prélèvement est réalisée très rapidement et une notification de révision est adressée à l'assuré. Ces mesures rendent très exceptionnels les cas où un accusé de réception se justifie.
Dans tous les cas, l'accusé de réception doit être délivré dans les meilleurs délais possibles à partir de la réception ou du dépôt de la demande.
A noter qu'au terme de l'article 2 du décret n° 2001-492 du 6 juin 2001, la constitution du dossier complet n'a d'incidence que sur le " décompte " du délai d'acceptation ou de rejet implicite, dans les cas où le régime de décision implicite est applicable.
(articles 21 et 22 de la loi du 12 avril 2000 - décret n° 2001-532 du 20 juin 2001)
Il n'y a pas de modifications. Les décisions d'attribution et de révision des droits font l'objet d'une notification expresse comportant les éléments d'explication de la décision et les voies et délais de recours adaptés à la nature de la décision et de la prestation (Commission de recours amiable - Tribunal des affaires de sécurité sociale - Tribunal du contentieux de l'incapacité ...)
Dans le principe, le dispositif de décisions implicites de rejet, prévu à l'article 21 de la loi du 12 avril 2000, c'est à dire sans envoi de notification de rejet, s'applique aux prestations de retraite.
Toutefois, compte tenu du maintien par application des dispositions spéciales, de l'accusé de réception actuel (cf § 1.1), qui ne contient donc pas l'ensemble des mentions prévues par la loi et le décret, et dans un souci de clarté pour les assurés l'envoi de notifications de rejet motivées et portant les voies de recours par les caisses du régime général de la branche retraite est maintenu.
Afin de répondre aux personnes qui se manifesteraient expressément au terme des délais implicites de rejet (2 mois, ou 4 mois pour les cas dérogatoires énumérés à l'annexe 2 de la circulaire ministérielle) des lettres d'attente adaptées ont été diffusées par la circulaire CNAV n° 2001/38 du 6 juin 2001.
(article 16 de la loi du 12 avril 2000)
La date d'envoi (cachet de la poste) doit être prise en considération pour déterminer si un délai ou une date limite est respectée. Cette mesure s'applique exclusivement aux cas où le non respect du délai ou de la date limite entraîne des pénalités ou une perte de droit.
Elle ne s'applique pas lorsqu'aucun délai impératif n'est fixé pour présenter une demande et que la date de présentation de la demande n'a d'incidence que sur le point de départ de la prestation.
Concrètement, en matière de droit retraite, la date d'envoi (cachet de la poste) doit être retenue lorsqu'une date de forclusion est prévue par les textes pour le dépôt des demandes ou lorsqu'un délai est fixé pour la recevabilité de la demande :
Exemples en l'état actuel de la réglementation
=> date de forclusion au 1er janvier 2003 pour le dépôt des demandes de rachat (dans ce cas, les demandes recevables seront celles postées ou déposées jusqu'au 31 décembre 2002 inclus)
=> rachats " organisations internationales " : les membres du personnel de l'Agence Spatiale Européenne (ASE), Conseil de l'Europe, du Laboratoire Européen de Biologie Moléculaire (LEBM), l'Organisation Européenne et Méditerranéenne pour la Protection des Plantes (OEPP), de l'OTAN et de l'Union de l'Europe Occidentale disposent d'un délai de 6 mois à compter de la fin de leur engagement dans l'organisation, pour déposer leur demande de rachat.
=> allocation de veuvage : Pour être recevable, la demande d'allocation de veuvage doit être déposée dans le délai de 2 ans à compter du 1er jour du mois du décès (articles L.356-1 et R.356-3 du code de la sécurité sociale).
Lorsqu'une décision de rejet est notifiée pour forclusion ou dépassement du délai de recevabilité de la demande, adressée par courrier, le cachet de la poste figurant sur l'enveloppe vaut justification de la décision. Il est donc recommandé uniquement dans ces hypothèses de conserver l'enveloppe.
(article 25 de la loi du 12 avril 2000)
Les décisions des caisses notifiant les indus de prestations de retraite ou d'action sociale doivent être motivées et comporter les voies et délais de recours.
De plus, l'assuré a la possibilité, postérieurement à la réception de la notification, de présenter des observations écrites ou orales. Il ne s'agit pas d'une étape obligatoire, les procédures en vigueur devant la commission de recours amiable (contestation sur le fond et demandes de remise de dette) ne sont pas modifiées.
La circulaire ministérielle invite les caisses à porter à la connaissance des assurés :
La réponse devra parvenir à l'assuré 15 jours au moins avant l'expiration du délai de saisine de la commission de recours amiable.
Les modalités de mise en application de ces dispositions vont être mises à l'étude et feront l'objet ultérieurement d'une note de gestion.
P. Hermange