Circulaire n° 2001/16 du 2 février 2001
Caisse nationale d'assurance vieillesse
Sommaire
1 - Les nouveaux principes à mettre en œuvre
11 - Les fiches d'état civil sont supprimées
12 - La certification conforme n'est plus exigible
13 - La validité des documents est illimitée
14 - La déclaration sur l'honneur remplace les certificats de vie
15 - L'authentification des demandes est supprimée
16 - Une simple déclaration suffit pour attester du domicile
2 - Les pièces justificatives à produire
21 - Les documents nécessaires à la recevabilité de la demande
211 - Pour justifier de l'identité du demandeur
212 - Pour justifier de la nationalité
22 - Les documents nécessaires à l'instruction de la demande
221 - Pour justifier de l'identité du conjoint, des enfants et de la situation familiale
222 - Pour justifier du décès du conjoint ou d'enfants mineurs
223 - Pour justifier de la durée de mariage avec le conjoint décédé
224 - La création de NIR, la certification et la modification d'état civil du demandeur ou de son conjoint
31 - L'original présente une altération
32 - La photocopie produite est illisible ou les informations figurant sur la photocopie sont en contradiction avec les autres éléments du dossier
4 - Les sanctions encourues en cas de fraude
Le décret n° 2000-1277 du 26 décembre 2000 et la circulaire ministérielle du 26 décembre 2000 prise pour l'application de ce décret, joints en annexe 1, modifient profondément la philosophie et donc les pratiques à mettre en œuvre dans le cadre des documents exigibles lors de formalités administratives.
Le décret n° 53-914 du 26 septembre 1953 portant simplifications administratives est abrogé. Il avait institué les fiches d'état civil qui devaient dispenser les usagers de fournir un extrait d'acte de naissance, de mariage ou un acte de décès ou un certificat de nationalité.
La nouvelle démarche est basée sur une confiance a priori dans les déclarations de l'usager et un allègement des formalités souvent excessives fondées sur la prévention de la fraude et imposées à l'ensemble des usagers. Pour autant des moyens de contrôle sont donnés à l'administration afin de pouvoir procéder à des vérifications en cas de doute sérieux.
Ces nouvelles dispositions s'appliquent aux autorités administratives suivantes :
La fiche individuelle et de nationalité française et la fiche familiale d'état civil sont supprimées. Les usagers produisent l'original ou une photocopie des documents qui servaient à établir ces fiches d'état civil. Les caisses ont l'obligation, prévue dans le décret, de restituer le document original immédiatement ou en cas d'impossibilité et, par exception, dès l'instruction achevée.
Il ne peut plus être exigé la certification conforme des photocopies des documents remis ou présentés par les usagers. La nouvelle règle est applicable à tous types de documents. Notamment les photocopies du titre de séjour et des bulletins de salaires ne doivent plus être certifiées conformes. Elles sont recevables en l'état, les indications figurant sur les notices des formulaires vont être modifiées en ce sens.
En matière de sécurité sociale, les extraits d'actes de l'état civil ou leurs copies sont valables quelle que soit leur date de délivrance. La pratique consistant à exiger la production de document de moins de trois mois est totalement prohibée.
En ce qui concerne les retraités résidant dans l'un des départements d'Outre-mer, en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française, à Wallis-et-Futuna et à Mayotte, les certificats de vie sont remplacés par une déclaration sur l'honneur. Cette attestation est faite sur papier libre ou elle pourra être effectuée par le biais d'un formulaire type dont le modèle sera proposé et homologué par la Commission pour les simplifications administratives (COSA).
Les mairies n'ont pas l'obligation légale d'authentifier les demandes de prestations au vu des documents fournis. Par ailleurs des photocopies des documents produits ou envoyés doivent être systématiquement conservées dans le dossier, aussi l'authentification par les agents recevant les assurés n'est plus utile car n'apportant aucun élément supplémentaire. Le cadre relatif à l'authentification va donc être supprimé des formulaires de demandes.
L'exigence de présentation de justificatifs pour le domicile est supprimée.
Les usagers fixent librement leur domicile et décide d'en changer dans les mêmes conditions. Au sens de l'article 102 du code civil, le domicile est le lieu où toute personne a son principal établissement et il s'agit du lieu qui lui sert d'adresse juridique. La déclaration du domicile suffit et elle est ensuite opposable par l'administration dans ses relations ultérieures avec l'usager.
Ceci ne modifie pas les règles actuelles. En effet, le domicile est connu au moyen de l'adresse indiquée par le retraité et cette information est déjà recueillie sur une base déclarative sans demander de justificatifs.
Par ailleurs, ces nouvelles dispositions sont sans incidence sur le contrôle de la résidence fondé sur une notion et des textes différents. La résidence est le lieu où se trouve en fait l'intéressé, cette notion factuelle est opposée au domicile qui est le lieu de sa domiciliation juridique.
Dans le cadre du contrôle de la résidence, il ne s'agit donc pas d'une formalité administrative mais du contrôle d'une condition d'ouverture du droit à une prestation. Les dispositions prévues dans les circulaires CNAV n° 22/99 du 24 février 1999 et n° 2000/73 du 22 novembre 2000 restent applicables.
Dorénavant, lors de demandes effectuées par les assurés en vue d'obtenir une régularisation du compte, un rachat ou une prestation, les documents indiqués ci-dessous sont demandés à la place des fiches d'état civil.
Ces nouvelles règles visent les demandes des résidents en France et celles envoyées par des assurés ne relevant pas d'une convention internationale de sécurité sociale. Les règles de recevabilité dans le cadre des règlements communautaires et des conventions internationales restent inchangées.
Lorsque l'assuré produit un original, une photocopie de ce document doit être conservée dans le dossier et l'original rendu à l'intéressé.
Un tableau, joint en annexe 2, présente les justificatifs à retenir par type de droit et en fonction de la situation familiale.
Une notice à intercaler dans les demandes de retraite personnelle, de réversion ou d'allocation de veuvage figure en annexe 3.
Il s'agit des documents concernant le demandeur et qui contiennent les informations suffisantes pour enregistrer la demande. Le décret prévoit que certains documents délivrés par des autorités étrangères sont recevables. Il s'agit du passeport et du livret de famille sous réserve qu'ils soient en cours de validité ou à jour.
Dans la mesure où d'autres documents d'état civil établis par des autorités étrangères étaient retenus pour établir les fiches d'état civil, les documents d'état civil en usage dans le pays considéré sont également recevables.
Les documents suivants sont recevables sans ordre de priorité. Cependant le livret de famille sera demandé de préférence pour les assurés mariés et/ou ayant des enfants afin d'éviter de leur demander ce document ultérieurement.
Les documents suivants sont recevables sans ordre de priorité :
Si les documents fournis au moment de la demande sont incomplets ou si d'autres documents sont nécessaires, après l'enregistrement de la demande, les documents manquants sont demandés à l'assuré.
- Original ou photocopie du livret de famille délivré par les autorités françaises ou étrangères si le livret comporte les informations régulièrement tenues à jour sur la situation familiale.
Lorsque le livret ne peut être présenté ou n'est pas à jour (information contradictoire dans le dossier), les documents suivants sont recevables sans ordre de priorité :
- Original ou photocopie du livret de famille délivré par les autorités françaises ou étrangères si le livret comporte les informations régulièrement tenues à jour sur la situation familiale.
Lorsque le livret ne peut être présenté ou n'est pas à jour :
- Original ou photocopie de l'acte de décès du conjoint ou des enfants mineurs.
La copie de l'acte de naissance avec les mentions marginales du conjoint décédé est demandé au demandeur de la pension de réversion.
En cas de mariages successifs du décédé, un extrait de l'acte de chaque mariage est demandé aux différentes mairies. Puis, à réception de ces actes, une copie de l'acte de naissance avec les mentions marginales des différentes épouses est demandé aux mairies de naissance.
Les dispositions des circulaires CNAV n° 117/88 et n° 22/89 restent applicables en cas de difficulté pour obtenir la copie de l'acte de naissance de l'assuré décédé lorsque celui-ci, de nationalité française ou ayant acquis la nationalité française, est né à l'étranger.
Ces opérations s'inscrivent dans un contexte juridique différent régi par les décrets n° 82-103 du 22 janvier 1982 et n° 98-92 du 18 février 1998 relatifs au répertoire national d'identification des personnes physiques.
Dans l'immédiat, les procédures actuelles sont inchangées et une pièce justificative de l'état civil continue à être demandée. En parallèle, il va être vérifié avec l'INSEE les incidences éventuelles que le décret n° 2000-1277 du 26 décembre 2000 pourrait avoir.
En cas de doute sur l'authenticité de l'original, s'il est produit, ou de la photocopie, des moyens de vérification peuvent être mis en œuvre. Dans l'hypothèse où le document, original ou photocopie, paraît douteux, soit que l'original ne paraisse pas probant, soit que la photocopie comporte des anomalies ou imperfections affectant sa crédibilité, ce document devra être rejeté. Le doute de l'authenticité du document doit être sérieux.
Différents cas peuvent se présenter :
L'original doit être demandé par lettre motivée en recommandé avec accusé de réception.
La circulaire ministérielle appelle expressément l'attention des services sur le fait que le décret leur fait obligation de restituer le document original immédiatement ou, en cas d'impossibilité et, par exception, dès l'instruction achevée.
De plus, elle prévoit également que les services devront prendre les mesures nécessaires pour garder trace de la présentation d'un original soit par une mention apposée par l'agent qui aura reçu communication de cette pièce, soit par conservation d'une photocopie.
Dans l'attente de la production de l'original, l'instruction du droit pour lequel le document est demandé est suspendue.
Le dossier est soumis à une expertise particulière afin de décider des suites à donner : rejet de la demande ou interrogation des autorités ayant délivrées le document.
En cas de problème de lisibilité, l'assuré est invité à produire une photocopie de meilleure qualité. Si cette démarche ne suffit pas ou si des éléments sont contradictoires, l'original est demandé dans les conditions indiquées ci-dessus.
L'appréciation de la fraude doit être laissée aux services compétents des caisses ayant l'expertise nécessaire. Les sanctions encourues sont les suivantes.
La personne qui produit un document falsifié encourt les peines prévues aux articles 433-19 et 441-7 du code pénal. De plus si la production de ce document a entraîné l'attribution d'un droit à retraite, les peines encourues sont celles prévues aux articles 313-1 et 313-3 du code pénal pour escroquerie ou tentative d'escroquerie et le droit ainsi obtenu est annulé sans application de la prescription.
Patrick Hermange
Les documents sont regroupés en fonction de la situation familiale et du type de droit (droit personnel, droit dérivé) demandé mais ils sont tous recevables sans ordre de priorité. Si le document fourni concerne uniquement le demandeur, la demande est recevable et les autres documents nécessaires au traitement du dossier sont demandés ultérieurement au cours de l'instruction.
Original ou photocopie du document remplaçant la fiche d'état civil |
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1 - Droit personnel
(réversion et allocation de veuvage) |
11 - Assuré sans enfants : 12 – Assuré ayant un ou plusieurs enfants : 13 – Renseignement sur le conjoint : 21 – Demandeur sans enfants : 22 – Pour justifier du décès de l'assuré : 23 – Renseignements sur les enfants : 24 – Renseignements sur les époux successifs : |
Notice à intercaler dans les demandes :
Le contenu de cette notice a été déterminé en commun avec les régimes partenaires de la demande unique.
Pour obtenir le fichier de ce document référencé réf. 5000, veuillez contacter l'atelier de PAO de la CNAV au numéro suivant : 01.55.45.88.38
NOUVELLES CONSIGNES SUR LES DOCUMENTS A JOINDRE A VOTRE DEMANDE
- de retraite personnelle
- de retraite de réversion
- d'allocation de veuvage
Les démarches administratives viennent d'être simplifiées, merci de lire attentivement les consignes suivantes.
Il s'agit de la carte de séjour, de la carte d'ancien combattant, du livret militaire ou l'état signalétique et des services, du contrat de travail à temps réduit.
Si vous ne pouvez pas vous déplacer dans l'un de nos points d'accueil retraite, envoyez-nous directement votre demande accompagnée des photocopies des documents.
IMPORTANT
Pour éviter de retarder l'étude de votre dossier, veillez à ce que vos photocopies soient très lisibles.
Pensez à joindre également à votre demande, les autres documents cités dans la notice :